　
「忙しい」「時間がない」ってことは
現代に生きる僕らに共通の悩みでしょう。
　
UCバークレー校のピーター・ライマン教授によれば、
　
1999年までに人類が 30「万」年かけて
蓄積してきた情報量よりも、
2000〜2003年のたった 4年間で増えた
情報量のほうがはるかに多かったそうです。
　
しかもweb上の情報は 18ヶ月毎に
2倍に膨れ上がり続けています。
　
　
インターネットの発達とともに、
情報大爆発が続いていて、今後も
ますます大きくなっていくばかりです。
　
　
と、いうことは
　
どんなに時間があったとしても、
すべての情報を集めることは不可能です。
　
つまり
　
・常に準備不足
・常に勉強不足
　
という状態で判断・行動することが
強いられる時代に、僕たちは生きているということです。
　
　
こう言われると、あなたも周りの人も
皆忙しそうにしているのがうなずけませんか？
　
　
そこで、
「情報社会の時間管理術」と題して
　
今回と次回の２回にわたり、
古き良きタイムマネジメントの利点と問題点、
そして、この時代に対応した
新しいタイムマネジメントについて
お話していこうと思います。
　　
つまり、
　
忙しいあなたの為に、
簡単に実践出来て絶大な効果を発揮する
時間管理の方法をお伝えするということです！
　
　
　
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古き良きタイムマネジメントの基礎
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まず、前半の今回は、
古き良きタイムマネジメントの功罪から
お話していきましょう。
　
　
最初にお話するのは、自己啓発や
時間管理の本を読んだ人にはお馴染みの
　
「重要度と緊急度のマトリクス」です。
　
　　
　
これは、自分が抱えるタスクを
「重要度」と「緊急度」という
２つの基準で分析し、
　
以下の４つに分類したうえで
対応に当たるという方法です。
　
１，[重要] かつ [緊急]
２，[重要] だが、緊急ではない
３，重要ではないが、[緊急]
４，重要でなく、緊急でもない
　
　　
この４つに分類した後に、重要度順
つまり、「１→２→３」の順に
タスクにとりかかります。
（４は時間の無駄なので無視）
　
　
こうすることで
緊急性に惑わされることなく
着実に成果を上げていくことが出来るんです。
　
　
　
では、実際に手を動かして
ワークをしてみましょう。
　
まずは、あなたが抱えているタスクを
すべて紙に書き出してみてください。
　
「山田さんにメールする」
「プレゼン資料を作る」
「資格の本を読む」
「洗濯する」
「ボールペンを買う」
「住所変更届けを出す」
「DVD返却する」
・・・
　
など、
　
重要なものから、細かいものまで
頭のなかにある「あれやっとかなきゃ」を
まずは全て書き出します。
　
　
そして別の紙に、紙いっぱいの大きさで
「田」の字を書きます。
　
田の字の４つのマス（□）の中に
先ほど書きだしたタスクを、
下記のルールで全て配置していきます。
　
・左上の□１が、[重要]かつ[緊急]なタスク
・右上の□２が、[重要]だが、緊急ではないタスク
・左下の□３が、重要ではないが、[緊急]なタスク
・右下の□４が、重要でなく、緊急でもないタスク
　
文章でイメージが湧かない場合は、
先ほどのこの図を見ればイメージが湧くはずです。
　
　　
いちいち書き移すのは大変なので、
先程書き出したリストに番号を振って、
番号を書き込んでいくといいです。
　
もしくは、タスクを書き出す時点で
ポストイットで書き出すと
　
タスク自体をペタペタ貼って直感的に
作業することが出来ます。
（僕は大学生の時、この方法で
タスクリストを作ってました。）
　　
　
やってみましたか？
　
初めて聞く場合はもちろんですが、
　
もしあなたがこの方法を
聞いたことがあったとしても、
今まで書き出しの作業をしたこと無いなら
ぜひ手を動かしてやってみてくださいね。
　
「話を聞いてなるほど」と、
手を実際に動かすのでは雲泥の差が生まれます。
　
めちゃめちゃ気付きが多いワークですから
ぜひやってみてくださいね。
　
　
さて、このワークの重要性を理解するために、
もう少しイメージを膨らませましょう。
　
　
タスクを分類した後、
　
左上の□１（[重要]&[緊急]なタスク）
が、「岩のタスク」です。
　
そして、
□２が「中くらいの石のタスク」
□３が「小石のタスク」
□４が「砂粒ほどのタスク」です。
　
　
さて、目の前に
　
　大きなバケツ
　
があると想像してみてください。
　
このバケツは小さく、手元にある
岩や石や砂を全て入れるだけの
大きさがありません。
　
　
このバケツをいっぱいにする時に、
最初に砂と小石を入れてから岩を
入れようとしても、はみ出て入りません。
　
手元にあるいくつかの岩は
バケツに入れられずに
終わってしまいますね。
　
　
逆に、大きな岩から
先にバケツに入れていたとすれば、
　
岩と岩の隙間に中くらいの石を入れ、
その隙間に小石を入れることが出来ます。
（砂粒を入れるかどうかは自由です。）
　
　
もうお気づきのように、このバケツは
あなたの人生（毎日の時間）を表しています。
　
一年365日、一日24時間という
容量の決まった人生（時間）のバケツを、
　
砂粒（くだらないこと）から入れていけば、
大きな岩（重要なこと）は入れることなく人生が終わります。
　
　
逆に大きな岩から入れれば、
細々とした石は入れられませんが
　
人生にとって大事なことは
あらかた入れることが出来るでしょう。
　
　
　
自分が今抱えているタスクが、
大岩なのか、小さな石なのか
それとも実は砂つぶなのか見分けるために、
　
そしてこれらを、どの順番で
人生に取り入れるかを決めるために
　
「重要度と緊急度のマトリクス」は
絶大な効果を発揮します。
　
ぜひ手を動かして、タスクを書き出し、
どのタスクがあなたにとっての
「岩」なのかを見極めてくださいね。
　
　
　
さて、ここまで読んできて、
とても理にかなった方法に思えますよね？
　
このマトリクスを活用すれば
　
無駄なことに時間を使わずに、
仕事が捗りそうだと感じませんか？
　
　
　
・・・実際は、
　
それほどはかどりません（汗）
　
　
確かに、
ロングスパン（人生単位）で見た選択をする時や、
　
沢山タスクを抱えた時に
何を優先すべきかを決める為の
重要な指標にはなります。
　
ですが、あくまで指標でしかありません。
　
　
　
ちょっとイメージしてみてください。
　
毎日毎日のタスクが増えていく中で、
差し込みの仕事が発生し続ける中で、
いちいちマトリクスに当てはめていられますか？
　
そんなことが出来るのは、
　
毎朝出勤前にカフェに寄って
システム手帳と１時間にらめっこする
気概と集中力とパッションがある
スーパー営業マンくらいのものです。
　
　
僕の友人の
社内でMVP連続で取るような営業マンは
毎朝カフェでガッツリ時間管理をして、
寝る前にも翌日の時間管理をして寝ます。
　
素晴らしいことですね！
・・・でも僕には無理です。
　
　
実際の所、
「手帳をいじくり回す時間がないと
出来ないタイムマネジメント」は
ほとんどの人にとって役に立ちません。
　
　
いや、正確に言うと、
役には立つんですけど、続きません。
　
僕も何回挑戦して挫折したことか（笑）
（挫折する度に相当に自信をなくしました。）
　
　
　
輪をかけて問題なのは、
せっかく緊急度と重要度を決めても、
差し込みの仕事が多い人には
このタイムマネジメント手法が役に立たないということです。
　
　
差し込みの仕事が多い人の仕事風景は
こんな感じです。
　
　↓　↓　↓
--------
　
「ヨシ！一段落したー！」
　
「えーっとこの次のタスクはこれだな。」
　
「・・・あれ？」
　
「さっき入ってきた仕事のほうが緊急だしまあまあ重要だぞ・・・。」
　
「あれー、どっちを先にやればいいんだ？？？」
　
「っていうかよく見たらまた、３つ問い合わせメールが増えてるし！」
　
「落ち着いて重要度と緊急度を考えてる余裕がないよー！」
　
--------
　
　
よくある光景です。
　
　
インターネット普及以前の
時間の流れが遅い時代であれば
重要度、緊急度のマトリクスは大変効果がありました。
　
毎朝、もしくは一週間の初めに
仕事の順番を決めれば、その通りに
タスクをこなしていけばよかったんですから。
　
　
しかし、冒頭にお話したように
インターネットの登場と時期を同じくして
世の中は変わってしまいました。
　
　
毎時間（人によっては毎分）
新しいメールが飛び込み、
タスクが膨大に膨れ上がり、
　
仕事の優先順位が
めまぐるしく変わる状況の中では、
重要度緊急度のマトリクスは
残念ながら役立たずです。
　
　
　
僕はサラリーマン時代に、システム会社で
クレーム対応の部署で働いていました。
　
毎時間、新しい案件がメールやチャットで
お客さんから飛んで来るんですが、
　　
クレームだから、当然全て緊急度は高い。
　
そして、財務諸表を扱う
会計のシステムだったので、
重要度も半端無く高いんです（笑）
　
　
途方に暮れることもしばしばでした。
　
何とか乗り切ろうと毎日コーヒーを
マグカップで４〜５杯飲む日々で、
丸２日徹夜したこともあります。
　
　
正直、こんな状況では、
重要度とか緊急度とか言ってられません。
　
間違いなく他の対策が必要な状況でした。
　
　
そして、その対応策とは・・・
　
っと、長くなってしまったので
前半はここまでです！
　
　
次回お話する
「情報社会の時間管理術：後半」では、
　
どうやって情報の荒波に飲まれずに
タイムマネジメントしていくかという
具体的な手法をお話していきます。
　
　
忙しい毎日に「時間のと心の余裕」が訪れる様になるので、
ぜひ使って楽になって欲しいと思います。
　
　
次回の更新をお楽しみに！
（今回の感想もお待ちしています。）
　
　　
　
　
※リブログ歓迎です
　

僕の信条は『人生は出会いと学びによって拓けていく』というものです。
　
僕自身がメンターと出会い、学び続ける中で人生を変えたように、
　
僕の発信する情報が、少しでもあなたの人生が望む方向に変わる
きっかけになれるように、と思いながら毎日発信しています。
　　
　

067【忙しい毎日から自分を解放するテクニック】